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Normas de buen gobierno aplicables a organizaciones de economía solidaria que prestan servicios de ahorro y crédito

Bogotá D.C., Junio de 2018.

CIRCULAR JURÍDICA

Normas de buen gobierno aplicables a organizaciones de economía solidaria que prestan servicios de ahorro y crédito

Apreciados Clientes y Amigos:

CONSULTORÍA EMPRESARIAL SUÁREZ & ASOCIADOS S.A.S., con el fin de mantener actualizada la información que está relacionada con Organizaciones de economía solidaria los invita a tener en cuenta la siguiente información:

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público ha emitido el Decreto 962 del 5 de junio de 2018, complementando el Decreto 1068 de 2015, donde establece parámetros de Buen Gobierno para ser aplicados a organizaciones de economía solidaria que prestan servicios de ahorro y crédito.

Este Decreto es aplicable a cooperativas de ahorro y crédito, las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, y los fondos de empleados de categoría plena de que trata el artículo 2.11.5.1.3. del Decreto, siendo igualmente facultativa su adopción en los fondos de empleados de categoría básica e intermedia, las asociaciones mutuales, y los organismos de segundo y tercer grado, y las instituciones auxiliares del cooperativismo que, respectivamente, agrupen o sean creadas por las organizaciones mencionadas inicialmente.

Algunos de los aspectos más importantes pueden resumirse así:

Asociados y Asamblea General:

• Determina poner en conocimiento de los Asociados sus derechos y deberes; los programas de capacitación, rendición de cuentas, perfiles e informes de los órganos de administración, control y vigilancia; y los canales a través de los que se puede acceder a la información de la entidad.

• Establece informar a los Asociados inhábiles las razones por las que adquirieron tal condición, sus efectos, y la manera como pueden superar dicha situación.

• Delimita reglas para la convocatoria para la Asamblea.

• Dispone que se acompañe en la convocatoria los perfiles de candidatos que se postulen a ocupar cargos de administración, control y vigilancia.

• Concreta la existencia de mecanismos de información para que los Asociados conozcan las decisiones tomadas en la Asamblea.

Consejo de Administración o Junta Directiva:

• Puntualiza las condiciones a cumplir por los candidatos a ser miembro como: contar con capacidades y aptitudes personales, conocimiento, integridad ética y destrezas idóneas. Igualmente el que deban acreditar experiencia, sea en la actividad que desarrolla la entidad y/o experiencia o conocimientos que sean apropiados para cumplir con sus funciones. Por último, no deben haber sido sancionados o haber sido removidos de cargos de gerente o miembro del consejo o junta directiva de una organización de economía solidaria por hechos atribuibles a su cargo.

• Concreta una conformación por número impar de miembros principales.

• Dispone que existan criterios para la participación de los miembros suplentes, para garantizar que su participación no afecte la toma de decisiones por los principales.

• Determina que los estatutos establezcan composición, número de miembros, período, procesos para la realización de reuniones. Igualmente el que existan mecanismos para la evaluación de su desempeño, así como de rotación o renovación de los miembros.

• Prescribe la necesidad de contar con herramientas para suministrar información a la junta de vigilancia o comité de control social, velando por su independencia.

Gerencia:

• Precisa su nombramiento por el consejo de administración o junta directiva como función indelegable, considerando criterios que garanticen su idoneidad ética y profesional, y la formación y experiencia para el desarrollo de sus funciones. Los estatutos deberán contener criterios para su selección, como formación y experiencia, entre otros.

• Fija condiciones de relacionamiento con los órganos de administración, control o vigilancia, para un adecuado funcionamiento. Entre otros: seguimiento de las decisiones de los órganos, presentación de informe de gestión, prohibición de participar en otros órganos y suplencias.

Junta de Vigilancia o Comité de Control Social:

• Puntualiza que su conformación es obligatoria y que debe poseer funciones referidas a actividades de control social, claramente diferenciadas de los demás órganos.

• Establece las calidades de sus miembros, así como el procedimiento para su elección.

• Fija sus reuniones con una periodicidad mínima trimestral.

• Especifica que su composición debe ser por número impar de miembros principales, haciendo referencia que en aquellas entidades de cooperativas de ahorro y crédito, y cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, el número de miembros principales no puede ser superior a 3.

• Determina la necesidad de establecer reglas en cuanto a la composición, número de miembros, período, procesos para reuniones, mecanismos de rotación de sus miembros, políticas de retribución, criterios para la participación de suplentes, mecanismos de información al consejo de administración o junta directiva, manejo de información confidencial.

Revisoría Fiscal:

• Concreta la necesidad de considerar la revisoría desde una función preventiva.

• Prescribe la necesidad de asegurar su independencia para asegurar el control de la calidad de la información financiera.

• Establece que los Estatutos deben contener su período y criterios para su rotación.

• Recuerda que tanto la retribución como la evaluación deben ser aprobadas por la Asamblea.
• Determina que no pueden ser prestados otros servicios distintos a la auditoría que ejercen.

Conflictos de interés:

• Define qué se entiende por conflictos de interés y determina que las entidades deben tener procedimientos para su administración, en el marco de las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Economía Solidaria.

• Establece criterios para operaciones entre partes relacionadas y la determinación de grupo conectado.

El propósito es que las entidades incorporen estos elementos en los reglamentos o manuales, sujetos a los lineamientos establecidos en los Estatutos de la Organización, de conformidad con las disposiciones legales aplicables a partir del 2 de mayo de 2019.

Para su comodidad puede encontrar el Decreto completo Aquí

Cordialmente,
CONSULTORÍA EMPRESARIAL
SUÁREZ & ASOCIADOS S.A.S
EDGAR SUÁREZ ORTIZ
MÓNICA RESTREPO CAMPILLO

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